Posted by この記事はGRIPHONE Advent Calendar 2019 18日目の記事です
こんにちは、新卒クライアントエンジニアの鈴木です。
今回は組織活性業務を安定して積極的に行うために工夫した話をしたいと思います。
組織活性業務マネジメントに至るまで
新卒として入社したての頃、組織活性業務をお願いされることも多いと思います。そんな中自分も新卒組4人で新卒業務(新卒が受け持つ組織活性業務のことを社内で新卒業務と呼んでいます)を受け持つことになりました。
しかし、入社して数か月の間は以下のような事例が多々ありました。
「月初会(月に一度の社内表彰式)だから、今日中にアイスブレイクスライド作成しないと！」
「今日中に週報(週に一度の社内報)のコンテンツ提出しないと！」
「今日中に..」
もしかしたら普段業務が忙しいみなさんもこういう経験があるのではないでしょうか？
そんな時、もし仕事が間に合わなかたり、忘れてしまっていたりしたら仕事に対する信頼を失ってしまいますよね。
自分たちがこういうことになってしまった原因は業務に対して受け身の姿勢になっていたことでした。受動的な仕事の受け方をしていたために、積極的にスケジュールの確認をしたり、仕事の割り振りをしたりできませんでした。
今回は組織活性業務に積極的に取り組めるような仕組みを考えた話をしたいと思います。
組織活性業務マネジメントの工夫
新卒朝会の実施
まず、組織活性業務として自分たちが何をしなければならないのかを私たちは知る必要がありました。
そのために、各々が「何のタスクを持っているのか」「いつまでにそれをしなければならないのか」を毎朝確認するようにしました。それが新卒朝会です。
新卒朝会では、毎朝各々の組織活性業務タスクをホワイトボードで確認し、それぞれのタスクのステータスを共有します。
そのたびに間に合いそうか、間に合わなければだれにタスクを分配できるかを判断します。
タスクは「かんばん方式」でざっくり管理します。
これによって「 何のタスクを持っているのか」「いつまでにそれをしなければならないのか 」を共有することができ、
さらに比較的タスクの量が少ない人にタスクを分配することもできるようになりました。
月初会新卒コンテンツとGoogleDriveの活用
ある日、私たちは月初会に行われる新卒コンテンツを任されることになりました。
※月初会は、月のはじめに社内全体で行われるもので、マンスリーの表彰や社内連絡などを行うことを目的としています。
新卒コンテンツとは、組織活性業務の一環として月初会でアイスブレイクに用いるスライドのことです。
依頼された当初は担当業務（本業）が忙しく、月初会が開催される週に入ってから着手、スライドの納期もギリギリになってしまいがちでした。
コンテンツの提出が間に合わないことを避けるため、GoogleDrive を活用してうまく運用する仕組みを考え、実行してみました。
GoogleDriveではGoogleスライドという超便利なスライドで簡単にみんなとスライドを共有することができます。
そこで、Driveフォルダの各定期コンテンツごとにDevelopフォルダとReleaseフォルダを作成し、各コンテンツをリリース管理することにしました。
このマネジメントの仕組みは簡単です。
まずはじめに、Developフォルダでは各定期コンテンツごとにリリースするコンテンツを事前に作成しておき、どんどんアイデアをスタックしていきます。
そしてリリース日が近づいてきたら投票を行い、
一番よかった新卒コンテンツをReleaseフォルダ移します。
あとは月初会主催者の方にReleaseフォルダの共有リンクを渡して、ここからリリースしてくれるようにお願いします。
ついでに、２番目によかったコンテンツも入れておき、予防線を張っておきます。これで主催者の方も安心ですね。
この仕組みによってギリギリのスケジュールになることなく、安定した組織活性業務を行うことができるようになりました。
まとめに
組織活性業務マネジメントの話いかがでしたでしょうか？
この記事が組織活性業務に少しでも役立つことがあれば幸いです。
